Tekintettel az Egyesült Királyság Kormányának változó tanácsaira és a szélesebb körű korlátozásokra Európában az URS mostanra frissítette politikáját a helyzet kezelésére vonatkozóan.
Az alábbi utasítások és irányelvek a pandémiás helyzet előrehaladtával és a tanácsadás változásával ismét megváltozhatnak.
1.0 Meglévő ügyfelek
• MINDEN auditot távolról (home office) kell elvégeznie (a járvány ideje alatt)
(Ha mind az Ügyfél, mind az auditor a helyszíni ellenőrzést kívánja elvégezni - erről meg kell állapodni, és a mindkét fél által elfogadott nyilatkozatot meg kell őrizni).
• Az összes, a helyszíni ellenőrzéshez (távoli ellenőrzéshez szükséges) rendszerdokumentációt e-mailben kell elküldeni az auditoroknak ellenőrzésre*
• A rendelkezésre álló alkalmazottakkal történő interjúkat telefonon vagy más platformon keresztül kell megtartani, például:
Skype vagy Zoom (ha lehetséges)
• Ha az URS ügyfelek jelenleg teljesen leállnak, és nincs személyzet a helyszínen, online űrlapot kell kitölteni az okok ismertetése és a kapcsolattartó személy kommunikálása céljából, amely megkönnyíti a helyszíni értékelést.
https://urs-holdings.com/covid-19/management-of-extraordinary-events
• A helyszíni ellenőrzésnek tartalmaznia kell, de nem kell korlátozódnia a következő területekre:
Általános területek
Irányítási rendszer(ek) irányelvei
Belső ellenőrzési nyilvántartások, beleértve az ellenőrzési programot
Vezetőségi átvizsgálás feljegyzései
Célok, ideértve ezek nyomon követését
Panaszok kezelése
Képzési nyilvántartások, feljegyzések, jegyzőkönyvek
A rendeletek felülvizsgálatának és betartásának bizonyítékai
Korrekciós intézkedések
A folyamatok és azok kapcsolódásai (pl.: folyamatábra)
Dokumentumkezelési példák - Verziókezelés
Logó használata
A rendszerfüggő követelmények
(pl .: OHSAS 18001 / ISO 45001, ISO 27001, ISO 13485)
Kockázatbecslés
Tipikus folyamatvezérlők, paraméterek, KPI-k…
Kockázatkezelési tervek
ISO 14001 szempontok elemzése
Tervezési áttekintő találkozók / Projekttervek
OHSAS 18001 / ISO 45001 Balesetek / Jelenthető események
ISO 14001 jelenthető események
ISO 13485 Káros események / bejelenthető események
Gyártási iratok, feljegyzések - Legutóbbi munkák
A műszaki akták felülvizsgálatának bizonyítékai
SSIP alapkritériumok (csak az Egyesült Királyságban)
Potenciálisan felülvizsgálandó tevékenységek, területek
Felső vezetés - Vezetés, háttér, kockázat (ideértve a jelenlegi helyzetet és a terveket is), célkitűzések és érdekelt felek
Beszerzési képviselő - beszállító jóváhagyása és ellenőrzése
Gyártó / telepítő képviselők - nyilvántartások, beleértve a gyártási terveket,
Karbantartás / kalibrálás, tisztítás
HR képviselő - képzési nyilvántartások, új kezdők
Értékesítési képviselő - kézhez vett megrendelések, szerződés áttekintése, késleltetett megrendelések - kapcsolat a Termelés tervezéssel
Logisztikai képviselő - tervezés, kapcsolat a termelési tervezéssel
Tervezési osztály - Design vélemények / tervek
Rendszeres menedzsment képviselők - megbeszélések az áttekintett információkkal kapcsolatban
A teljes távoli ellenőrzés befejezése után folytatni kell a folyamatot a szokott módon, és az ajánlást a megújított tanúsítást a szokásos módon kell elvégezni (a jelentés formátumának meg kell lennie, az auditor kitölti és URS portálon, postán vagy e-mailben küldi el az ügyfélnek).
1.1 Meglévő ügyfelek esetén
a következő felülvizsgálat ütemezése, amikor leáll az ügyfél tevékenyége, és az ellenőrzés távolról sem lehetséges
• Az 1. felügyeleti audit (a kezdeti vagy az újbóli tanúsítás után) ennek szokásos ütemezését (amely 12 hónap) 6 hónappal meghosszabbítható, azaz a tanúsítást követő 18 hónapon belül be kell fejezni az eredeti tanúsítás vagy az újbóli igazolás ellenőrzése után.
• 2. évi felügyeleti rendszer - nincs változás, ez rugalmas és egy naptári éven belül kell végrehajtani
• Újratanúsítás - Ha az ügyféltől írásbeli visszaigazolás érkezik a teljes leállásról, abban az esetben 6 hónapos tanúsítvány-meghosszabbítást lehet igényelni.
A tanúsítási követelményektől való eltérés kockázatát a társaság bezárása enyhíti.
* Megjegyzés: Az igazolások kiterjesztése NEM megengedett az AS91XX vagy IATF tanúsítással rendelkező ügyfelek számára.
2.0 Új ügyfelek
A korábban kiadott közlemény szerint a következő ajánlások érvényben maradnak:
• 1. szakasz - a telephelyen kívül kell elvégezni
• 2. szakasz ellenőrzések - a szükséges időre (de 12 hónapon belül) el kell halasztani. Következő helyszíni értékelésen kell a tanúsítási eredményt meghatározni.
Ezt a helyszíni felülvizsgálatot akkor kell elvégezni, amikor a régió és a kormány ezt engedélyezi.
3.0 Auditorok
Az auditorokat az URS alkalmazhatja vagy alvállalkozásban foglalkoztatja.
A foglalkoztatott auditoroknak teljes mértékben be kell tartaniuk ezen előírásokat.
• Ha az ellenőrzéseket a megbízási helyszínektől távol (off-site) végzik, az elszámolás és fizetés a szokásos módon zajlik.
• Ha az ügyfélnél nem lehetséges a felülvizsgálat elvégzése (akár helyben, akár távolról), akkor tanácsolni kell, hogy írásban jelezze ezt a tényt az illetékes URS iroda felé vagy használják a weboldal linket erre a célra.
A törölt ellenőrzéseket a LO közli az auditorral, és ez esetben az auditor nem számlázahat semmilyen jogcímen a tanúsító társaság felé. (https://urs-holdings.com/covid-19/management-of-extraordinary-events
• 2020. máecius 17.-től - bármilyen tervezett auditnak távolinak kell lennie.
• Helyszíni auditot csak abban az esetben lehet lefolytatni, ha azt mindkét fél egyértelműen elfogadta.
Tekintettel a változó helyzetre és valóban a globális és regionális eltérésekre, a fentiek felülvizsgálata folyamatosan zajlik, és hetente új frissítések jelenhetnek meg.
Természetesen az URS számára is az emberek biztonsága a fő prioritás, és igyekszünk a lehető legjobban megóvni és megvédeni valamint betartani az irányelveket, miközben segítjük ügyfeleinket a tanúsított státusz megtartásában, amelyről tudjuk, hogy jelen pillanatban többlet munkaráfordítást igényel mindannyiunktól.